Dokumentieren.Kommunizieren (Do.Ko) - mit Ausbildungsnachweisen lernen!
Dieser Artikel beschreibt das erste Projekt von Do.Ko, das bereits abgeschlossen ist. Das Begleitungsangebot wird im Rahmen von Do.Ko 2 seit 2023 fortgesetzt; mehr Informationen darüber finden Sie hier.
Eine attraktive Ausbildung braucht eine gute Kommunikation zwischen Auszubildenden und Ausbildern. Ausbildungsnachweise können eine Grundlage dafür sein.
Seit 2017 muss es kein Berichtsheft aus Papier mehr sein, digitale Ausbildungsnachweise sind ebenfalls erlaubt. Das Führen und Kontrollieren der Berichte wird damit erleichtert. Und weil die Berichte von überall jederzeit abgerufen werden können, lässt sich auch eher darüber sprechen.
Ob digitale Ausbildungsnachweise („Berichtsheft-Apps“) die Ausbildungsqualität erhöhen, wird bis Ende des Jahres 2022 im Projekt „Dokumentieren.Kommunizieren (Do.Ko) – mit Ausbildungsnachweisen lernen!“ hinterfragt und gemeinsam mit Handwerksbetrieben und Auszubildenden im Handwerk ausprobiert. Natürlich werden Innungen, Kreishandwerkerschaften und Prüfungsausschüsse mit eingebunden. Durchgeführt wird das Projekt von der Handwerkskammer Hannover Projekt- und Servicegesellschaft mbH, finanziert wird das Vorhaben aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und der Handwerkskammer Hannover.
Seit Beginn des Projektes Anfang 2022 werden uns einige Fragen immer wieder gestellt:
Berichtspflicht
Warum führen Azubis überhaupt Berichtshefte? Natürlich weil die Ausbildungsnachweise eine Voraussetzung zur Prüfungszulassung sind. Allerdings ist das eine schwache Motivation dafür, sich mindestens einmal in der Woche hinzusetzen und Berichte zu schreiben, und das über mehrere Jahre.
Mit dem Projekt zeigen wir, dass Ausbildungsnachweise mehr zu bieten haben: Sie sind Anlass für Reflexion und Prüfungsvorbereitung („Was habe ich gelernt?“) und für Kommunikation mit allen an der Ausbildung Beteiligten und auch der Azubis untereinander.
Ansprechpartnerinnen:
Mitarbeiterin Geschäftsbereich Projekte und Serviceleistungen
Tel. 05131 9910-145
Mobil 0176 85606550
Digital
Warum digital? Was ist der Vorteil gegenüber Berichtsheften aus Papier? Das sagen die Betriebe, die Ausbildungsnachweise bereits mit einer Berichtsheft-App führen:
- Das Führen und Kontrollieren der Berichte ist viel leichter geworden und kostet weniger Zeit.
- Die Ausbildungsleitung weiß immer, welche Berichte noch fehlen. Es muss kein Heft abgegeben werden, das Abzeichnen ist jederzeit von jedem Gerät aus möglich.
- keine verknickten, verschmutzten oder gar verlorenen Hefte mehr
- Die Berichte werden zeitnah angefertigt und abgerufen. Wenn etwas auffällt, kann der Ausbilder / die Ausbilderin es sofort ansprechen, während die Tätigkeit noch frisch im Gedächtnis ist.
Das sagen Mitglieder von Prüfungsausschüssen:
- saubere, lesbare Berichtshefte (ausgedruckt oder als PDF)
- Fehlzeiten werden auf einen Blick erfasst.
- PDF-Dateien können nach Stichwörtern durchsucht werden.
Definition
Was heißt eigentlich „Berichtsheft-App“? Eine Berichtsheft-App, auch Online-Berichtsheft, digitaler Ausbildungsnachweis oder elektronisches Berichtsheft genannt, ist eine Anwendung, die auf einem Mobilgerät (Smartphone, Tablet) installiert oder online im Browser (auf PC, Notebook, Mac) genutzt wird. Die Azubis werden registriert und mit den zuständigen Ausbildenden und anderen Lernorten (Berufsschule, ÜLU) verknüpft. Die Berichte werden online gespeichert, Zugriff der Berechtigten ist von jedem Gerät aus möglich.
Berichte können tage- oder wochenweise angelegt werden, auch Monatsberichte sind möglich. Die Azubis geben die Berichte frei, der Ausbilder / die Ausbilderin kann den Bericht mit einem Klick genehmigen oder mit einem Kommentar ablehnen und neu anfordern.
Wollen wir von der Projekt- und Servicegesellschaft ein bestimmtes Produkt verkaufen? Nein. Wir schauen uns alle Berichtsheft-Apps an, die in Frage kommen, beraten Betriebe und empfehlen passende Lösungen. Wir bekommen keine Provision. Doch wir stehen im Austausch mit den Anbietern der Tools, lassen uns informieren und leiten Fragen und Wünsche weiter.
Berichtsheft-Apps
Welche Berichtsheft-Apps gibt es und wo sind die Unterschiede? Es gibt gewerkspezifische Apps von Verbänden oder Fachverlagen und offene Apps wie BLok, Azubiheft.de oder Digitales Berichtsheft (HAWIS). Die Grundfunktionen sind bei allen Apps gleich:
- Anlegen von Tages- und/oder Wochenberichten
- Erinnerungsfunktionen
- Freigabe durch zugewiesene Personen
- Einfügen von Fotos oder weiteren Dateien
- Ausgabe als PDF möglich
Darüber hinaus bieten einige Apps noch weitere Möglichkeiten:
- Ausbildungsrahmenpläne, teils mit Anzeige der bereits erlernten Tätigkeiten nach Stunden – der Abgleich zwischen dem Plan und den erlernten Tätigkeiten ist damit besonders leicht
- Nachrichtenfunktion („Messenger“)
- Einsatzplanung und Zeiterfassung
- Premium-Funktionen wie digitale Lerneinheiten und Quiz, Einbinden des eigenen Logos
Die Kosten sind unterschiedlich: Manche Apps sind für Mitglieder eines Verbandes kostenlos, ansonsten bewegen sich die Kosten meist zwischen 10 und 40 Euro pro Jahr und Azubi. Bei manchen Anwendungen können auch Lernaufgaben und Tests integriert werden.
Daneben gibt es Personalverwaltungssysteme, bei denen Ausbildungsnachweise nur ein Bestandteil sind. Diese betrachten wir allerdings nur am Rande, da sie sich eher für große Unternehmen eignen und wir die kleinen und mittleren Unternehmen im Fokus haben.
Eine Liste mit Berichtsheft-Apps finden Sie als Download unten.
Bedarfsgerecht
Warum gibt es keine einheitliche Lösung für alle? Verbände, kommerzielle Anbieter und das Projekt „BLok – Online-Berichtsheft zur Stärkung der Lernortkooperation“ haben unterschiedliche Berichtsheft-Apps entwickelt, die nach Bedarf erweitert und angepasst werden. So können Betriebe nach ihren eigenen Ansprüchen auswählen. Die Tools, die wir empfehlen, haben ähnliche Grundfunktionen – Betriebe haben die Auswahl bei den zusätzlichen Optionen und beim Erscheinungsbild.
Die Prüfungsausschüsse müssen nicht fürchten, sich in einzelne Systeme einarbeiten zu müssen: Die fertige PDF sieht aus wie ein Berichtsheft – nur ordentlicher.
Manche Innungen, Kreishandwerkerschaften oder Verbände haben sich bereits auf eine Berichtsheft-App festgelegt und empfehlen diese ihren Mitgliedsbetrieben.
Technik
Welche Geräte braucht man? Alle Berichtsheft-Apps werden online geführt. D.h. jedes internet-fähige Endgerät kann genutzt werden: mobile Geräte wie Smartphone und Tablet oder Computer wie Notebook, PC oder Mac.
Und da die Berichte online gespeichert werden, können sie auf verschiedenen Geräten abgerufen und bearbeitet werden: Der Azubi kann auf der Baustelle erste Stichpunkte auf dem Smartphone notieren und später im Betrieb am PC ausformulieren. Die Ausbilder*innen können am PC im Büro oder im Homeoffice die Berichte lesen und genehmigen.
Für unser Projekt testen wir Tablets mit dem Betriebssystem Android, die handlich bei genügend großer Arbeitsfläche sind und weniger als 300 Euro kosten. Außerdem können Tablets auch für weitere Zwecke im Betrieb eingesetzt werden: z.B. Zeiterfassung, Foto-Dokumentation, Anleitungen, Berechnungen, Präsentationen beim Kunden oder Beratungsgespräche per Videokonferenz.
Recht
Akzeptiert jeder Prüfungsausschuss die digitalen Ausbildungsnachweise? Wenn der Prüfungsausschuss die Berichtshefte wie gewohnt auf Papier haben möchte, werden die Berichte einfach ausgedruckt. Papierlos geht auch: Der Prüfungsausschuss greift direkt auf die digitale Version zu oder bekommt eine PDF-Datei.
Viele Mitglieder von Prüfungsausschüssen sind froh über saubere, lesbare Ausbildungsnachweise. Auf einen Blick können Fehlzeiten erfasst werden. Und wer besondere Schwerpunkte setzen will, kann die PDF-Datei nach Stichwörtern durchsuchen.
Wie werden die Berichte abgezeichnet? Sind digitale Ausbildungsnachweise rechtssicher? Berichte können von den berechtigten Personen einfach per Klick genehmigt werden. Für die Zulassung zur Prüfung wird eine Erklärung ausgedruckt, dass die Ausbildungsnachweise regelmäßig geführt bzw. kontrolliert wurden, und unterschrieben. Das erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.
Alle seriösen Anbieter nutzen Server, die mit EU-Recht konform sind.
Bislang wurde ein Berichtsheft auf Papier geführt – ist ein Wechsel möglich? Ob die Ausbildungsnachweise schriftlich oder elektronisch geführt werden, wird in der Lehrlingsrolle eingetragen. Wenn während der Ausbildung ein Wechsel stattfinden soll, genügt eine Mitteilung an die Handwerkskammer.
Lernen
Wird denn gar nicht mehr mit der Hand geschrieben oder gezeichnet? Doch, natürlich! Gerade Fachberichte sollen Zeichnungen enthalten. Die fertigen Zeichnungen können dann fotografiert und in die App hochgeladen werden. So geht nichts verloren.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Auszubildende deutlich motivierter ihre Berichte schreiben, wenn sie eine App nutzen dürfen. Das Smartphone ist immer dabei, so kann schon auf der Baustelle oder in der Werkstatt die Tätigkeit dokumentiert werden. Nach und nach entsteht so ein persönliches Nachschlagewerk, das für die Prüfungsvorbereitung genutzt werden kann.
Viele Auszubildende kommen mit schlechten Deutschkenntnissen in die Betriebe. Auch mit Sprachförderung befassen wir uns in unserem Projekt. Smartphones oder Tablets bieten viele Möglichkeiten, die zusammen mit Berichtsheft-Apps genutzt werden können: Die App „MeinVokabular“ von den bayerischen Handwerkskammern, Online-Übersetzer oder eine eigene Fachwortsammlung auf dem Gerät sind nur einige der hilfreichen Tools. Wir greifen positive Erfahrungen auf und geben Tipps, wie die Ausbildungsnachweise in den Erwerb von Fachsprache eingebunden werden können.
Ausblick
Wir begleiten einige Pilotbetriebe bei der Auswahl und Einführung von digitalen Berichtsheften und vernetzen uns mit Prüfungsausschüssen, Innungen und Berufsschulen, tauschen uns auch mit anderen Handwerkskammern aus. Die Erfahrungen aus dem Projekt stellen wir dann allen zur Verfügung. Das Ziel dabei ist immer, die Kommunikation zu stärken, die Ausbildung weiter zu verbessern und damit auch die Ausbildung im Handwerk für Jugendliche attraktiver zu machen.
News
Erleichterungen für Auszubildende und Azubis
Digitale Berichtehefte sollen den Betribesalltag vereinfachen und optimieren. Ein neues Projekt unterstützt Betriebe bei der Einführung.
Austausch über Kommunikation in der Ausbildung
Ausbildungsnachweise werden meist als lästige Pflicht betrachtet. Das ist nicht neu: Selbst wenn die Ausbildung schon Jahrzehnte zurückliegt, erinnern sich die damaligen Lehrlinge mit Grausen ans Berichtsheft.