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Dokumentieren.Kommunizieren (Do.Ko2) - Mit digitalen Ausbildungsnachweisen motivieren und strukturieren!

Digitales Berichtsheft

Eine attraktive Ausbildung braucht Struktur, Transparenz und eine gute Kommunikation zwischen Auszubildenden und Ausbildenden. Ausbildungsnachweise können eine Grundlage dafür sein – das untersucht jetzt ein neues Angebot für Ausbildungsbetriebe. 

Seit 2017 muss es kein Berichtsheft aus Papier mehr sein, elektronische (digitale) Ausbildungsnachweise sind ebenfalls erlaubt. Das Führen und Kontrollieren der Berichte wird damit erleichtert. Und weil die Berichte von überall jederzeit abgerufen werden können, lässt sich auch eher darüber sprechen.

Darüber hinaus bieten elektronische Ausbildungsnachweise die Möglichkeit, Ausbildungspläne für einen Soll-Ist-Vergleich zu hinterlegen und abzuhaken.

Ob digitale Ausbildungsnachweise („Berichtsheft-Apps“) die Kommunikation verbessern und die Ausbildungsqualität erhöhen, wurde bis Ende des Jahres 2022 im Projekt „Dokumentieren.Kommunizieren (Do.Ko) – mit Ausbildungsnachweisen lernen!“ hinterfragt und gemeinsam mit Handwerksbetrieben und Auszubildenden im Handwerk ausprobiert. Durchgeführt wurde das Projekt von der Handwerkskammer Hannover Projekt- und Servicegesellschaft mbH, finanziert aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und der Handwerkskammer Hannover. In einem kurzen Video und einer Fragenliste (siehe unten unter Downloads) haben wir die Ergebnisse zusammengefasst. 

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Neues Angebot für Ausbildungsbetriebe

In den nächsten zwei Jahren beschäftigen wir uns vertieft mit den Möglichkeiten, die digitale Ausbildungsnachweise für die Ausbildungsplanung, gute Struktur und Kommunikation in der Ausbildung bieten. Neben interessierten Betrieben beziehen wir wieder auch Prüfungsausschüsse, Innungen und Berufsschulen mit ein.

„Dokumentieren.Kommunizieren (Do.Ko2) – Mit digitalen Ausbildungsnachweisen motivieren und strukturieren!“ ist das Angebot, Betriebe bei der Einführung über einen längeren Zeitraum intensiv und individuell zu begleiten und mögliche Stolpersteine zu identifizieren und auszuräumen. Daraus sollen Empfehlungen für andere Betriebe abgeleitet werden: Durch gute Beispiele soll weiteren Betrieben den Umstieg von Papier auf Digital erleichtert werden. Das Projekt wird wieder aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und der Handwerkskammer Hannover finanziert.

Do.ko2 Fördergeberleiste

Vorteile für die teilnehmenden Betriebe

  • Unterstützung bei der Ausbildungsplanung
  • Vernetzung und Erfahrungsaustausch
  • Hilfe bei technischen und praktischen Fragen zu Berichtsheft-Apps
  • Werbung für den eigenen Betrieb durch Öffentlichkeitsarbeit zum Projekt
  • Keine Kosten für die Betriebe
  • Nachhaltige, langfristige Steigerung der Ausbildungsqualität
    →Fachkräfte-Nachwuchs wird gesichert

Das Ziel dabei ist, die Ausbildungsinhalte für alle Beteiligten sichtbar zu machen, die Kommunikation zu stärken, die Ausbildung weiter zu verbessern und damit auch die Ausbildung im Handwerk für Jugendliche attraktiver zu machen.

Ansprechpartner*innen

Wenn Sie Interesse daran haben, sich von uns bei der Einführung digitaler Ausbildungsnachweise und der Planung der Ausbildung unterstützen zu lassen und sich mit anderen Betrieben auszutauschen, sprechen Sie uns an!

Projektleitung:

Claudia Scholz

Mitarbeiterin Geschäftsbereich Projekte und Serviceleistungen

Tel. 05131 9910-145

Mobil 0176 85606550

scholz--at--hwk-psg.de

Jana Sieke

Mitarbeiterin Geschäftsbereich Projekte und Serviceleistungen

Tel. 05131 9910-151

Mobil 01573 8309598

sieke--at--hwk-psg.de

Projektmitarbeit:

Robin Nahrstedt

Mitarbeiter Geschäftsbereich Projekte und Serviceleistungen

Tel. 05131 9910-152

Mobil 0176 85606011

nahrstedt--at--hwk-psg.de

Hauptbausteine

Hauptbausteine des PSG-Projektes Do.Ko



FAQ digitales Berichtsheft

Natürlich weil die Ausbildungsnachweise eine Voraussetzung zur Prüfungszulassung sind. Allerdings ist das eine schwache Motivation dafür, sich mindestens einmal in der Woche hinzusetzen und Berichte zu schreiben, und das über mehrere Jahre.
Ausbildungsnachweise haben viel mehr zu bieten: Sie sind Anlass für Reflexion und Prüfungs-vorbereitung („Was habe ich gelernt?“) und für Kommunikation mit allen an der Ausbildung Beteiligten. Sie helfen dabei, die Ausbildung zu strukturieren.
Das sagen die Betriebe, die Ausbildungsnachweise bereits mit einer Berichtsheft-App führen:
• Das Führen und Kontrollieren der Berichte ist viel leichter geworden und kostet weniger Zeit.
• Die Ausbildungsleitung weiß immer, welche Berichte noch fehlen. Es muss kein Heft abgegeben werden, das Abzeichnen ist jederzeit von jedem Gerät aus möglich.
• keine verknickten, verschmutzten oder gar verlorenen Hefte mehr
• Die Berichte werden zeitnah angefertigt und abgerufen. Wenn etwas auffällt, kann der Ausbilder / die Ausbilderin es sofort ansprechen, während die Tätigkeit noch frisch im Gedächtnis ist.
• Bei vielen Apps kann der Ausbildungsplan hinterlegt werden. So ist ein Vergleich von Soll (was muss ausgebildet werden?) mit dem Ist (was wurde schon gelernt?) ganz leicht möglich.

Das sagen Mitglieder von Prüfungsausschüssen:
• saubere, lesbare Berichtshefte (ausgedruckt oder als PDF)
• Fehlzeiten werden auf einen Blick erfasst.
• PDF-Dateien können nach Stichwörtern durchsucht werden.
Eine Berichtsheft-App, auch Online-Berichtsheft, digitaler Ausbildungsnachweis oder elektronisches Berichtsheft genannt, ist eine Anwendung, die auf einem Mobilgerät (Smartphone, Tablet) installiert oder online im Browser (auf PC, Notebook, Mac) genutzt wird. Die Azubis werden registriert und mit den zuständigen Ausbildenden und anderen Lernorten (Berufsschule, ÜLU) verknüpft. Die Berichte werden online gespeichert, Zugriff der Berechtigten ist von jedem Gerät aus möglich.
Berichte können tage- oder wochenweise angelegt werden, auch Monatsberichte sind möglich. Die Azubis geben die Berichte frei, der Ausbilder / die Ausbilderin kann den Bericht mit einem Klick genehmigen oder mit einem Kommentar ablehnen und neu anfordern.
Nein. Wir schauen uns alle Berichtsheft-Apps an, die in Frage kommen, beraten Betriebe und empfehlen passende Lösungen. Wir bekommen keine Provision. Doch wir stehen im Austausch mit den Anbietern der Tools, lassen uns informieren und leiten Fragen und Wünsche weiter.
Es gibt gewerkspezifische Apps von Verbänden oder Fachverlagen und offene Apps wie BLok, Azubiheft.de oder Digitales Berichtsheft (HAWIS). Die Grundfunktionen sind bei allen Apps gleich:
• Anlegen von Tages- und/oder Wochenberichten
• Erinnerungsfunktionen
• Freigabe durch zugewiesene Personen
• Einfügen von Fotos oder weiteren Dateien
• Ausgabe als PDF möglich

Darüber hinaus bieten einige Apps noch weitere Möglichkeiten:
• Ausbildungsrahmenpläne, teils mit Anzeige der bereits erlernten Tätigkeiten nach Stunden – der Abgleich zwischen dem Plan und den erlernten Tätigkeiten ist damit besonders leicht
• Nachrichtenfunktion („Messenger“)
• Einsatzplanung und Zeiterfassung
• Premium-Funktionen wie digitale Lerneinheiten und Quiz, Einbinden des eigenen Logos

Manche Apps sind für Mitglieder eines Verbandes kostenlos, meist liegen die Kosten zwischen 10 und 40 Euro pro Jahr und Azubi. Bei einigen Anwendungen können auch Tests und Lernaufgaben integriert werden. Eine Übersicht über gängige Berichtsheft-Apps finden Sie unten.
Daneben gibt es komplette Personalverwaltungssysteme, bei denen Ausbildungsnachweise nur ein Bestandteil sind.
Verbände, kommerzielle Anbieter und das Projekt „BLok – Online-Berichtsheft zur Stärkung der Lernortkooperation“ haben unterschiedliche Berichtsheft-Apps entwickelt. Die Tools, die wir empfehlen, haben ähnliche Grundfunktionen – Betriebe haben die Auswahl bei den zusätzlichen Optionen und beim Erscheinungsbild.
Die Prüfungsausschüsse müssen nicht fürchten, sich in einzelne Systeme einarbeiten zu müssen: Die fertige PDF sieht aus wie ein Berichtsheft – nur ordentlicher.
Manche Innungen, Kreishandwerkerschaften oder Verbände haben sich bereits auf eine Berichtsheft-App festgelegt und empfehlen diese ihren Mitgliedsbetrieben.
Alle Berichtsheft-Apps werden online geführt. D.h. jedes internet-fähige Endgerät kann genutzt werden: mobile Geräte wie Smartphone und Tablet oder Computer wie Notebook, PC oder Mac.
Und da die Berichte online gespeichert werden, können sie auf verschiedenen Geräten abgerufen und bearbeitet werden: Der Azubi kann auf der Baustelle erste Stichpunkte auf dem Smartphone notieren und später im Betrieb am PC ausformulieren. Die Ausbilder*innen können am PC im Büro, im Homeoffice, auf dem Tablet oder Smartphone die Berichte lesen und genehmigen.
Übrigens: Tablets oder Smartphones können auch für weitere Zwecke im Betrieb eingesetzt werden, z.B. Zeiterfassung, Foto-Dokumentation, Anleitungen, Berechnungen, Präsentationen beim Kunden oder Beratungsgespräche per Videokonferenz.
Der Prüfungsausschuss greift direkt auf die digitale Version zu oder bekommt eine PDF-Datei. Wenn der Prüfungsausschuss die Berichtshefte wie gewohnt auf Papier haben möchte, werden die Berichte einfach ausgedruckt.
Viele Mitglieder von Prüfungsausschüssen sind froh über saubere, lesbare Ausbildungsnachweise. Auf einen Blick können Fehlzeiten erfasst werden. Und wer besondere Schwerpunkte setzen will, kann die PDF-Datei nach Stichwörtern durchsuchen (STRG+F).
Berichte können von den berechtigten Personen einfach per Klick genehmigt werden. Für die Zulassung zur Prüfung wird eine Erklärung ausgedruckt, dass die Ausbildungsnachweise regelmäßig geführt bzw. kontrolliert wurden, und unterschrieben. Das erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.
Alle seriösen Anbieter nutzen Server, die mit EU-Recht konform sind.
Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Ob die Ausbildungsnachweise schriftlich oder elektronisch geführt werden, wird in der Lehrlingsrolle eingetragen. Wenn während der Ausbildung ein Wechsel stattfinden soll, genügt eine Mitteilung an die Handwerkskammer. 
Der Betrieb muss die Ausbildungsmittel zur Verfügung stellen, also auch das Berichtsheft – egal, ob aus Papier oder als App. Die Kosten der Apps sind aber gering (s.o.). Den Auszubildenden sollte die Gelegenheit gegeben werden, die Ausbildungsnachweise auf betriebseigenen Geräten zu führen (PC im Büro, Tablet …), sie können auf freiwilliger Basis aber auch ihr eigenes Gerät nutzen, z.B. ihr Smartphone.
Doch, natürlich! Gerade Fachberichte sollen Zeichnungen enthalten. Die fertigen Zeichnungen können dann fotografiert und in die App hochgeladen werden. So geht nichts verloren.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Auszubildende deutlich motivierter ihre Berichte schreiben, wenn sie eine App nutzen dürfen. Das Smartphone ist immer dabei, so kann schon auf der Baustelle oder in der Werkstatt die Tätigkeit dokumentiert werden. (Hinweis: Vor dem Fotografieren auf Baustellen oder in Privathaushalten die Genehmigung einholen!)
Nach und nach entsteht so ein persönliches Nachschlagewerk, das für die Prüfungsvorbereitung genutzt werden kann.
Auch mit Sprachförderung haben wir uns befasst. Smartphones oder Tablets bieten viele Möglichkeiten, die zusammen mit Berichtsheft-Apps genutzt werden können: Die App „MeinVokabular“ von den bayerischen Handwerkskammern, Online-Übersetzer oder eine eigene Fachwortsammlung auf dem Gerät sind nur einige der hilfreichen Tools. Wir greifen positive Erfahrungen auf und geben Tipps, wie die Ausbildungsnachweise in den Erwerb von Fachsprache eingebunden werden können.
Die Auszubildenden können in den Ausbildungsnachweisen jederzeit nachlesen und sie als ihr persönliches Lernbuch nutzen oder mit anderen darüber sprechen. Das Ziel ist immer, die Kommunikation zu stärken, die Ausbildung zu strukturieren und weiter zu verbessern und damit auch die Ausbildung im Handwerk für Jugendliche attraktiver zu machen.
Seit 2017 dürfen die Ausbildungsnachweise auch elektronisch geführt werden (BBiG §13 Satz 7). Seither sind zahlreiche Angebote dafür auf den Markt gekommen. Einige können sogar kostenlos genutzt werden, meist liegen die Kosten bei ein bis zwei Euro pro Monat und Azubi.
Unten finden Sie eine Übersicht von Berichtsheft-Apps. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine Empfehlung dar.
Definition: „Berichtsheft-App“
• elektronische Anwendung, komplett papierlos
• speziell für das Verfassen und Kontrollieren von Ausbildungsnachweisen entwickelt
• auf digitalen Endgeräten wie Computern oder Smartphones genutzt
• Berichte werden in der Anwendung geschrieben, freigegeben und genehmigt oder abgelehnt
• Nicht gemeint sind Vorlagen, die am Computer ausgefüllt und ausgedruckt werden
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